取图链路：二维码、有效期与补发
取图二维码不要做成永久有效。比较稳妥的做法是现场扫码即时可取、活动后保留一段明确的天数，到期自动失效，并在页面和提示牌上写清截止时间。这样既方便嘉宾回看，也避免一批含人物肖像的图片长期挂在公网。
同时准备一条补发路径：二维码过期或手机丢了怎么办、由谁受理、凭什么核对身份。把补发方式写进现场执行卡，比在活动群里翻聊天记录高效。原图与 AI 成片建议分开存放，成片用于分享，原图只在授权范围内留存。
留存期限与删除约定
在方案或合同里写明三类数据的处理：现场拍摄原图、AI 生成成片、以及用于大屏照片墙的展示副本，各自存多久、存在哪里、到期谁负责删除。写清楚不是形式主义，活动结束后最常出现的争议就是「这些照片你们还留着吗」。
如果主办方需要把照片用于后续宣传，另行确认用途与范围，不要用现场的「扫码取图」默认等同于宣传授权。设备上也建议开启拍摄前提示，让嘉宾知道会生成照片并可能展示在大屏上。
授权确认要写进方案，不要留到现场
涉及品牌元素时，模板里的 Logo、活动名、字体使用都应由主办方确认；涉及人物时，肖像使用范围、是否允许公开展示、未成年人由谁同意，都要在活动前定好口径。现场再临时征求同意，既不严谨也影响排队。
把这些约定压缩成一页说明，随设备清单一起交给客户确认。执行时只要按约定做，不需要每个环节重新判断，结案材料里也能直接附上这份确认记录。
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