先说清楚这场活动的条件
数字会议系统做得顺的活动，通常不是功能用得最多，而是每个环节都有明确的负责人和兜底办法。校友返校日现场不同年龄段的返校人群，老照片与新玩法都要照顾到，一旦沟通链条含糊，小问题也会被放大。这份笔记从分工和确认两个角度切入，尽量写成可直接照做的顺序。
角色与权限先列清
把这个环节的确认写进方案或附件，由主办方明确回复一次。品牌元素、字体、活动名称、以及素材的使用范围，都不要在现场临时决定。确认记录随执行卡归档，结案时能直接附上，减少事后反复核对。
涉及未成年人或含人物肖像的画面，展示范围要单独确认，是否允许公开、由谁同意、有效期多久都要有口径。这个环节这一步宁可多问一句，也不要默认「扫码参与就等于同意宣传使用」，两者的用途并不相同。
后台账号配置
围绕这个环节，建议先在后台用测试活动完整走一遍：创建活动、导入一小批测试名单、生成二维码、用手机实际提交一次，再看数据有没有落到预期的位置。很多问题只在真实提交之后才暴露，光看配置页面是看不出来的。
这个环节相关的素材建议统一命名并保留版本号，例如主题名加日期。现场临时换图很容易拿错文件，尤其是校友返校日这类老照片与新玩法都要照顾到的活动。把最终版单独放一个文件夹，其他版本移到归档目录，能省掉很多确认成本。
交接与回收
活动结束后留十分钟做内部小结，把这个环节里顺手解决的小问题和没能解决的原因记下来。这些一线信息对下一场最有价值，也方便把执行卡修订成更贴合校友返校日的版本，形成可复用的工作习惯。
这个环节最怕「大家都以为有人负责」。把每个节点指定到具体的人，并留一个备份人；所有人只认执行卡上的名字，不靠群里临时认领。校友返校日的老照片与新玩法都要照顾到，职责清楚了，现场沟通量能少一大半。
活动前 24 小时检查清单
这份清单更适合在方案阶段和场地方、主办方一起过一遍，很多条件当场就能问清楚。等进场后再补确认，往往要牵动设备、动线和主持口径，改动成本会高出不少。
- 确认导出字段、交付格式、交付时间与接收人
- 约定暂停与恢复口令，避免多人同时操作后台
- 把提示语压到一句话，现场指示牌与屏幕文案保持同一版
- 确认需要书面确认的口径：品牌元素、素材用途、数据留存
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